Daqui a alguns anos provavelmente teremos melhor visão sobre como a internet ajudou a mudar negócios. Mas, hoje já é possível ter ao menos uma certeza: as ferramentas de colaboração ganharam de vez espaço dentro das empresas. Um exemplo de como essas novidades podem melhorar processos foi implementado pela integradora 2S, de São Paulo, em um dos grandes bancos brasileiros. Por motivos contratuais, o cliente não pode ter nome divulgado.

O banco era cliente da 2S há três anos em outros projetos ligados à área de TI. O time de tecnologia costumava enfrentar dificuldades em lidar com a demanda de áreas usuárias para publicar conteúdo em sua intranet. Algumas solicitações demoravam dias entre aprovações de vários níveis até que pudessem ser divulgadas nos canais internos. Essa dificuldade afetava principalmente os departamentos de recursos humanos e jurídico.

Em uma reunião de relacionamento, a 2S apresentou uma solução de portal baseada no Sharepoint, da Microsoft, para resolver a situação. A área de TI notou de imediato o benefício que aquilo poderia trazer e resolveu realizar outro encontro onde a fornecedora pudesse apresentar o produto para as áreas de negócio que reclamavam da situação. Os gestores do RH e jurídico gostaram do que viram e aprovaram a compra.
A partir daí, a 2S iniciou uma série de conversas para diagnosticar os principais problemas e oferecer portais adequados à demanda. O objetivo principal do projeto era de melhorar a efetividade organizacional, provendo uma solução simples de gerenciamento de conteúdo, busca corporativa em todas as informações no portal de forma rápida e estruturada.

A área de recursos humanos necessitava de facilidade na publicação de informativos para todos os colaboradores das áreas de atendimento, incluindo call center e canais e atendimento aos clientes. Deveriam ser criados diversos workflows de atendimento e aprovações para solicitações dos colaboradores. A área precisava lidar com solicitações de benefícios, canais de comunicação com o RH, verificação do andamento de processos de recebimentos, agendamento e controle de férias, requisições de treinamento pelos gestores e colaboradores, informações sobre políticas e normas de conduta corporativas.

Do lado do jurídico, a situação era semelhante. O portal precisava de outros tipos de workflows e as solicitações para outras áreas deveriam manter um status atualizado e disponível para consulta na medida em que os procedimentos em cima do assunto evoluíssem. Além desses objetivos, o banco precisava de uma solução para organização de documentos de forma que tanto as áreas quanto os usuários pudessem encontrar informações armazenadas em arquivos documentos, planilhas e apresentações com seu conteúdo indexado para acesso rápido a partir de qualquer ponto.

A solução adotada foi Sharepoint Portal Server 2007 da Microsoft baseado em servidores Windows Server 2003 R2 e SQL Server 2005, todos da Microsoft. Para acesso ao portal, os usuários utilizaram o browser Internet Explorer versão 7. A infraestrutura de TI do banco era robusta e as áreas contavam com desktops atualizados, o que facilitou a implementação de tudo. As licenças e servidores adicionais necessários para suportar a novidade foram negociados pela própria TI do banco.

A implementação durou de outubro a dezembro de 2009. Nesses três meses, os funcionários do banco passaram a contar com uma robusta e moderna plataforma de geração de conteúdo e colaboração. A publicação de documentos, que levava dias anteriormente, passou a ser feita de forma imediata, inclusive do próprio Office.

Cada documento ou workflow publicado agora conta com o nome do funcionário que o criou e uma série de canais para contato e esclarecimento de dúvidas. É uma ferramenta parecida com os instant messengers e as redes sociais, que mostra se a pessoa está logada ou não no sistema. Quem quiser, pode iniciar um chat ou videoconferência pelo portal de forma imediata.

A solução deu transparência a todas as regras e benefícios do RH. O departamento ainda ganhou gestão de documentos elogiada por toda a instituição, algo jamais alcançado com tanto sucesso em projetos anteriores. Com isso, o índice de satisfação dos funcionários com os processos do RH melhorou em mais de 30% .

Na área jurídica, todos os processos e documentos publicados podem ser acompanhados em todos os seus passos. Isso evitou o acúmulo de solicitações no departamento sobre informações. O banco ganhou também com o projeto uma melhor gestão de documentos, publicados no Sharepoint, o que garantiu uma melhora sensível de produtividade para a área jurídica e para as áreas de negócio. O retorno do investimento feito está previsto para sete meses na forma de ganhos de produtividade, tanto das áreas de negócio, quanto da TI.